Актуальным вопросом в современном делопроизводстве выступает организация документооборота, особенно его техническая составляющая. Для каждого предприятия важны и достаточно высокая скорость обработки данных, организация порядка при их хранении, контроль при исполнении заданий.
В этом случае организация документооборота может стать простой задачей с системой Docsvision, она может помочь при решении задач делопроизводства:
— ускорить процессы обработки документации при регистрации, согласовании, при передаче заданий на исполнение сотрудникам;
— сократить затраты при печати и копировании документов;
— обеспечить порядок при хранении данных;
— настроить контроль исполнения документов;
— снижение риска потери документации;
— эффективное взаимодействие между отделами.
Docsvision имеет такие приложения, которые обеспечат эффективную работу: управление документами; управление совещаниями и обращениями граждан. Возможна успешная интеграция с различными файловыми системами и электронной почтой.
Когда проводится организация совещаний, нужно помнить, что при планировании нужно заранее продумать основную тему и вопросы, информацию о текущих делах. Очень важно продумать цель встречи и обдумать вопросы.
Затем нужно спланировать периодичность встреч и таким образом выстроить график. Нужно убедиться, что все участники встречи в курсе обсуждаемых вопросов, потому что если распределить задания между сотрудниками, которые не разбираются в указанных вопросах, возможно некачественное выполнение задания и срыв сроков.
По итогам необходимо разослать всем заинтересованным лицам протокол встречи, проинформировать всех о принятых решениях.
Все организационные вопросы, можно решить с помощью программы органайзера или электронной почты, однако для лучшей организации процесса нужно создать дерево заданий с отметками об ответственных за задания сотрудников, сроки исполнения, необходимые документы – это позволит хорошо сэкономить время.
Зеленский продлил военное положение и мобилизацию в Украине
Эра дешевых яблок закончилась: ждать ли украинцам снижения цен в 2025 году
Пенсии под вопросом: кому и как нужно пройти идентификацию для получения выплат
Когда закончится война в Украине: аналитики нашли "ахиллесову пяту" Путина
Когда проводится подготовка совещаний, нужно четко определить круг участников, не нужно приглашать тех, чьей компетенции это не касается – люди зря потеряют время, а вот если не пригласить исполнителей, они могут неточно выполнить задание.
Можно при подготовке сделать небольшую презентацию, сделать таблицы или графики, которые разъяснят суть.
С помощью современных программ легко создать график, разослать уведомления о проведении встречи, контролировать задания, обсуждать этапы выполнения задач.
Качественная подготовка – это залог успешного выполнения заданий и экономии времени!
